Правила ведения и хранения трудовых книжек в 2020 году

Трудовая книжкаПрактически всем официально работающим россиянам известен такой личный документ, как трудовая книжка. Коснулись ли нововведения в российском законодательстве и этого документа? Какие правила ведения и хранения трудовых в текущем 2020 году? Кого интересуют эти вопросы, наша статья для вас.

Трудовая книжка – это…

Персональный документ, в котором отражаются все места трудоустройства работника – это трудовая книжка. Она была популярна в СССР и ряде социалистических стран.

Для нас, современных россиян, этот документ – своеобразная трудовая летопись, которая рассказывает об образовании и квалификации человека, карьерных продвижениях. На данный момент в России имеют хождение три образца трудовых книжек – за 1938, 1973 и 2003 год, – которые не нужно менять.

Кто имеет право на трудовую книжку и кому она выдается

Любой россиянин, достигший четырнадцати лет, имеет право получить как паспорт, так и трудовую книжку. Но для этого нужно проработать на предприятии не менее 5 дней. Если молодой человек принимается на работу впервые, то работодатель заводит на него такой документ.

Заполнение

Этот вопрос в большей степени интересует работодателя, чем работника. Хотя и самому гражданину, вновь устраивающемуся на работу, неплохо было бы вникнуть в некоторые тонкости этой процедуры, чтобы избежать ошибок и неточностей.

Ваши действия:

  1. При приеме человека на работу, убедитесь в наличии трудовой. Если таковой нет, следуйте дальнейшим рекомендациям. Если есть, но соискатель на должность не хочет ее представлять, вы обязаны составить соответствующий акт, который подписывается тремя свидетелями (эти действия защитят вас как работодателя).
  2. Попросите также будущего работника показать вам паспорт и документ об образовании.
  3. Заполняем титульный лист:
    • вписываем персональные данные из паспорта (водительских прав, военного билета);
    • указываем статус специалиста, профессию (из диплома или аттестата);
    • проставляем реальную дату заполнения;
    • заверяем подписью;
    • ставим печать на месте, отведенном для штампов;
    • просим будущего владельца книжки расписаться в указанном месте.
  4. Переходим к заполнению разворота:
    • в первой и второй графе записываются даты соответствующих записей и их порядковые номера;
    • в сведениях о работе – факт приема или перевод на другую должность, увольнение (ссылка на статью ТК РФ);
    • в третьей – наименование предприятия, должность, принятого работника;
    • в основаниях – дата, № приказа;
    • заверяют записи печатью только при увольнении.
  5. Храним трудовую на предприятии, выдаем на руки владельцу только, когда он увольняется.

Ведение:

  1. Все записи пронумеровываются, не сокращаются.
  2. При последующей записи (о переводе, об увольнении) ознакомьте с этим владельца, который распишется в личной карточке, где таковая дублируется.
  3. Все сведения вносятся в соответствии с ТК РФ.
  4. По желанию работника записываем и работу по совместительству (на основании справки).
  5. Фиксируем данные о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием документа.
  6. Награждения и поощрения за трудовые заслуги, обязательно с подтверждающими их указами и решениями.
  7. Не фиксируются записи о премиях.

Учет и хранение

Трудовые книжки и вкладыши к ним хранятся на предприятии как документы строгой отчетности, могут выдаваться только по заявке.

Регистрация этих документов ведется в приходно-расходной книге по учету бланков и в книге учета движения трудовых. В них вносят данные обо всех действиях с документацией. Проводится обязательное опломбирование. Этим занимается кадровая служба (отдел кадров). Если человек уволился или умер, а книжка остается не востребованной, то она продолжает храниться у работодателя в архиве.

Выдача на руки

В Федеральный закон при редактировании были внесены изменения по поводу выдачи трудовых книжек работнику. Теперь можно с предприятия забрать этот документ только в день увольнения, в других случаях выдается заверенная выписка.

Читайте также: Как получить на руки трудовую книгу

С января этого года в обязанности нанимателя входит выдача трудовой по письменному заявлению сотрудника не позже трех дней со дня подачи. Но это осуществимо, если документ понадобился в органы соцстраха. После предъявления в нужном месте книжку надо вернуть в организацию.

Утеряна или испорчена

Ответственным за хранение этого документа является служащий отдела кадров. Поэтому в ситуации, когда книжка выдана на руки владельцу, и с ней что-то случится (прольется чай, случайно затеряется среди вороха старых газет), отвечать ему, кадровику.

В таких случаях оформляется дубликат.

Что делать, если книжку потеряли вы:

  1. Собираете выписки со всех предыдущих мест работы.
  2. Тщательно все проверяете.
  3. Если вы проработали меньше трех месяцев, то восстанавливать необязательно (на ваше усмотрение). Оформите новую на следующем рабочем месте.
  4. Если у вас двадцать лет стажа, обращаетесь к начальству в отдел кадров с заявлением, в котором описываете ситуацию потери или порчи. Не пройдет и пятнадцати дней, как будет выписан дубликат.
  5. Учтите, не предъявив точных сведений с мест работы, в дубликат впишут те, что подтверждаются документами (справками, выписками и т. д.) имеющимися в наличии.
  6. Не знаете, где искать эти сведения? Обратитесь в архив.

Совет: храните дома ксерокопию своей трудовой и обновляйте ее каждый раз, когда будет вноситься новая запись. Так, на всякий случай.

Что делать, если документ утерян на предприятии при несчастном случае, совершенно непреднамеренно (ураган, торнадо)? Уже не вы, а работник отдела кадров будет искать сведения с ваших предыдущих мест работы. Если начальство специально не выдает вам на руки трудовую при увольнении, вы можете обратиться в суд. Вам возместят моральный ущерб и расходы на оформление дубликата.

Также существует штраф за халатное обращение с этим документом:

  • для кадровика – от тысячи до пяти тысяч рублей;
  • для предприятия – от тридцати тысяч до пятидесяти.

Исходя из этого, невольно задумаешься, выдавать на руки документ или нет?

Вопрос об отмене

В последнее время только и слышны разговоры об отмене трудовых книжек в России. Действительно ли правительство сделает такой шаг? К чему он способен привести?

Уже несколько лет подряд на государственном уровне поднимается вопрос о ненужности трудовых книжек, якобы они в современном мире – пережиток прошлого. Эксперты комментируют ситуацию так: Министерство труда не исключит из обихода трудовые совсем, а только заменит их электронными вариантами. Хотят создать электронный банк данных, где будут дублироваться «трудовые подвиги» всех граждан России. Потому что, как ни крути, а документ с записями с места работы и увольнениях должен иметь свое место среди личных бумаг каждого гражданина.

При СССР такой личный документ был необходим для оформления, в первую очередь, пенсии – благодаря ему можно было посчитать трудовой стаж человека. После 2002 года расчет пенсии ведется с учетом периода выплаты страховых взносов в Пенсионный фонд.

Согласно соцопросу, работодатели выступают против исключения трудовых книжек вообще. Так как информация о предыдущих местах работы соискателя на вакантную должность очень важна. Ведь только из этого документа узнают:

  • о перерывах в стаже;
  • об увольнениях, по каким статьям;
  • о частой смене работы.

Вчитаешься в такую информацию, вникнешь и задумаешься: брать или не брать такого кандидата на работу?

Читайте также: Восстановление трудовой книжки при ее утере

Получается, что отмена трудовых выгодна для работника, но никак не работодателям. Плюсы такой отмены: единая база по всем специалистам и соцплатежам, сократится объем работы бухгалтеров и отдела кадров. Минус: любую систему можно взломать, а электронные карточки подделать. А на предприятиях вместо книжек будут храниться трудовые договоры, что и подтвердят период вашей работы. Хотя договоры и так хранятся в течение 75 лет.

Новое в 2020 году

Еще одно новшество: в планах небольших компаний, в которых работает менее 15 сотрудников, разрешат не вести документацию, касающуюся трудовых книжек. Это будет оговариваться в трудовых договорах при приеме на работу.


На нашем сайте вы можете получить совершенно бесплатно консультацию профессионального юриста!





1 Comments

  1. Здравствуйте.При устройстве на работу не хочу отдавать трудовую книжку,т.к. не уверена в надлежащем ее хранении,а мне скоро на пенсию.Могу я завести новую книжку?

Ваш отзыв:

Ваш email адрес не будет опубликован.


*