Первичные документы в бухгалтерии и их виды в 2017 году

ДокументыЛюбая хозяйственная деятельность предприятия в обязательном порядке отображается в бухгалтерских документах. Причем соответствующие записи должны делаться либо в процессе совершения той или иной операции, либо же непосредственно после ее окончания. 

Первичная документация в 2017 году, как и ранее, заполняется сплошным методом, с фиксацией всех данных по проведенным операциям. В дальнейшем происходит обработка сведений при составлении отчетов. 

Ведение учета допускается как на бумаге, так и в электронном виде (1С), после чего материалы распечатываются. Наличие на форме, созданной при помощи специальных компьютерных программ, подписи ответственного лица является несомненным признаком того, что это копия. 

Читайте также: Список закрывающих документов для бухгалтерии

Начиная с лета 2015 года, разрешается использовать при ведении дел между хозяйствующими субъектами исключительно электронные виды бумагооборота, при условии наличия взаимного согласия. 

Что такое первичная документация 

В эту категорию входят те формы, которые служат основанием для учета: 

  • приема и выдачи товарно-материальных ценностей;
  • денежных сумм;
  • активов иного рода, используемых в ходе проведения уставной деятельности;
  • прихода финансов;
  • выдачи средств, находящихся на учете (ценные бумаги и пр.);
  • выполненных услуг или работ;
  • других действий, имеющих отношение к непосредственной деятельности хозяйствующего субъекта. 

Нормативная база 

Вопросы оформления и ведения данных форм учета регламентируются профильным федеральным законом. Первичная документация должна составляться и вестись тщательно и очень ответственно. Ведь на основе этих форм и создается отчетность, а также определяется величина налоговых сборов. 

Все эти формы считаются юридически значимыми документами при наличии у них следующих атрибутов: 

  • название;
  • дата оформления;
  • данные хозяйствующего субъекта;
  • назначение операции;
  • присутствие натурального и стоимостного выражения профильной деятельности предприятия;
  • Ф. И. О., должность и подпись уполномоченного лица. 

При отсутствии одного или нескольких вышеуказанных атрибутов документация учитываться не может. Все значения, указываемые в первичных бумагах, в обязательном порядке подтверждаются соответствующими документами и должны быть оправданы с экономической точки зрения. 

Нередко в ходе работы служащие бухгалтерии допускают ошибки. В этой ситуации законодательство разрешает вносить исправления, при условии соблюдения следующей процедуры: 

  • ошибочные данные перечеркиваются (так, чтобы их можно было легко прочитать);
  • рядом вносятся правильные сведения;
  • они сопровождаются отметкой «Верно»;
  • ставится дата внесения поправки;
  • текст скрепляется автографом уполномоченного лица с указанием Ф. И. О. и должности. 

Читайте также: Как составляется бухгалтерский баланс

В связи с тем, что законодательство допускает заполнение первичных форм как от руки, так и с использованием оргтехники, разрешено вносить исправления в обоих случаях. 

Некорректное заполнение определяется по наличию следующих признаков: 

  • нет оттиска печати;
  • имеется факсимиле подписи должностного лица;
  • бумага скреплена автографами служащих, не упоминаемых в приказе. 

Поскольку в 2017 году допускается в определенных случаях документация без печати, то чтобы избежать возникновения конфликтов с налоговой службой и другими субъектами, такую практику нужно закрепить внутренним регуляторным актом или в договоре с компаниями-партнерами. 

Наличие факсимильной подписи в первую очередь следует согласовывать с сотрудничающими организациями. Фискальное ведомство ни при каких условиях бумаги с таким вариантом автографа не примет. 

Если документация подписывается лицом, в ней не упоминаемым, то такое право следует закрепить выдачей соответствующей доверенности, в которой содержится перечень служащих, допущенных к заверению первичных форм, при отсутствии уполномоченного лица. 

В ситуации когда будет выявлено применение форм с неполными данными или отсутствие некоторых документов бухучета, используемых при формировании базы налогообложения, предусмотрено наказание – денежное взыскание (статья 120 Налогового кодекса России). 

Некоторые особенности 

Хозяйствующему субъекту разрешается применять в документообороте формы унифицированного вида или же создавать собственные. В обоих случаях список используемых образцов необходимо привести в специальном приложении к политике учета хозяйствующего субъекта. 

Законодательно запрещена самостоятельная разработка документов, имеющих отношение к: 

  • кассовому учету;
  • расчетам, производимым при помощи контрольной техники;
  • транспортным перевозкам. 

Также не позволяется заменять формы, разработанные ведомствами для узких направлений хозяйственной деятельности. К примеру, не допускаются изменения в путевые листы, образец которых был утвержден Министерством транспорта РФ. 

Как свидетельствует практика, подавляющее большинство компаний предпочитает пользоваться именно унифицированными формами. В тех же случаях, когда это не представляется возможным, необходимо разрабатывать собственные бланки с соблюдением таких требований: 

  • необходимо указывать обязательные реквизиты;
  • формы утверждаются в согласии с нормами политики учета организации;
  • производится уведомление налоговой службы об использовании собственных бланков;
  • обеспечивается предварительное согласование новых документов с деловыми партнерами в письменной форме, с приложением образцов. 

В том случае, если партнер намеревается использовать данные формы при расчете налоговой базы, ему следует представить подтверждение, что указанные образцы имеют юридическую силу. 

Виды учетных форм 

В зависимости от направления деятельности компании, используются определенные бланки. Они разделяются на группы, по операциям.

Кассовый учет применяется для фиксации операций, проводимых с наличными и безналичными средствами. К таким формам относятся в частности кассовые ордера. Данный документ выписывается каждый раз, при проведении соответствующей операции. Приходный ордер используется для оформления поступлений выручки через контрольно-кассовую машину. Регистрировать ПКО необходимо в журнале. Каждому бланку присваивается порядковый номер. 

В кассовую книгу записывают все сведения, касающиеся расхода и получения средств на протяжении дня. В конце его указывается остаток. Этот журнал разрешено вести только в одном экземпляре. 

В случае если касса использует БСО (бланки строгой отчетности), их обязательно нужно регистрировать в особом журнале. Важно помнить, что хранение упомянутых выше документов организовывается особым порядком – их сберегают в опломбированных сейфах. 

Документация, используемая при банковском учете, необходима для фиксации безналичных расчетов. Основной формой в данном случае является платежное поручение. Этот бланк заполняется в ситуации, когда необходимо перевести деньги со счета предприятия другим ведомствам или хозяйствующим субъектам. Операция проводится финучреждением, только если платежка заверена подписью должностного лица, ранее согласованной с банком. 

Использование инкассового поручения, равно как и мемориального ордера, целесообразно при безакцептном списании средств. 

Отчетность по заработной плате. Основным документов считается ведомость. Она используется для: 

  • расчета окладов;
  • выдачи вознаграждения;
  • фиксации данных о различных удержаниях (алименты, налоги и пр.). 

Помимо того, применяется также записка-расчет, эта форма необходима при определении величины отпускных. 

При помощи учетных карточек происходит фиксация полученных сотрудниками сумм, удержаний и фискальных взносов. 

Зарплатные ведомости регистрируются в специальном журнале. 

Документацией, используемой при учете основных средств и товарно-материальных ценностей, является накладная определенной формы. Речь идет о ТОРГ-12. При помощи указанного документа передаются и получаются ТМЦ, происходит оприходование их на складе. 

Читайте также: Нормативное значение коэффициента автономии в бухгалтерском деле

Итоговой формой проверки ОС и материальных ценностей является инвентаризационный акт. 

Хранение 

Согласно действующему законодательству, все формы первичного учета необходимо хранить на протяжении пятилетнего срока. Документация может понадобиться в ситуации, когда потребуется уточнить те или иные данные. 

Формы, имеющие отношение к кадровым вопросам, необходимо сберегать 75 лет. При отсутствии возможности хранить бумаги в организации, они передаются в городской архив.

Самое популярное:

Ваш отзыв:

Ваш email адрес не будет опубликован.

*