Перечень закрывающих документов для бухгалтерии

ДокументыПри совершении любой сделки очень важную роль, помимо второстепенных документов (квитанций, чеков, выписок), играют так называемые закрывающие документы, наличие и правильность их оформления.

Контрагенты компаний при совершении любой сделки должны представлять такие бумаги с обеих сторон. В этой статье мы подробно рассмотрим специфику закрывающих документов, то, что в них входит и прочие рабочие нюансы.

Что собой представляют закрывающие документы

Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами. В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки. В бухгалтерии закрывающие документы тщательно регистрируются, оформляются и в дальнейшем прослеживаются при необходимости.

Во избежание непонимания со стороны контрагентов отдельное внимание всегда уделяется правильности оформления документации. Все нюансы и условия заведомо должны быть тщательно прописаны в контракте. Не будет лишним также прописать там, какие выписки и чеки необходимы для успешного совершения дела, чтобы оно, наконец, считалось выполненным.

Для чего конкретно документы необходимы

Чтобы сделка юридически считалась оконченной, а не только оплаченной, требуются всяческие закрывающие документы.

При совершении каких-либо юридических операций также крайне важно, чтобы эти операции были письменно оформлены. Если на счет компании поступили некоторые средства, то бухгалтерии в обязательном порядке нужно зафиксировать это в письменном виде.

Закрывающая документация бывает разного типа и зависит, прежде всего, от характера сделки. Далее мы более подробно рассмотрим этот вопрос.

Читайте также: Как составляется бухгалтерский баланс

Типы документов

В стандартный список закрывающих бумаг входит:

  • акт, свидетельствующий об успешном выполнении того или иного действия;
  • счет-фактура;
  • накладная товарно-транспортного или просто товарного характера.

Сделки на поставку товаров требуют заключения накладной. Отдельно стоит отметить, что самую главную юридическую силу имеют только копии этих документов. По этой причине даже на временное использование копия не годится для правомерного совершения действий.

Реквизиты накладной

Накладная создается в двух экземплярах: поставщиком для себя и для покупателя. Осуществляется такой правовой акт при продаже или транспортировке товаров. Основные реквизиты накладной:

  • прописывание даты и наименования документа;
  • имя поставщика;
  • подробное или поверхностное описание предмета сделки;
  • общее количество предмета сделки;
  • единица измерения в денежном эквиваленте;
  • подпись ответственного органа с указанием инициалов.

Официально законодательством Российской Федерации не учрежден конкретный вид накладной. Поэтому зачастую различные организации разрабатывают свой вид накладной. Однако все вышеперечисленные пункты обязательно должны быть прописаны в закрывающем документе.

Если вам еще не до конца понятно, как выглядит накладная, мы разработали для вас примерный бланк.

Пример накладной:

Накладная № 19 от «24» июня 2016 года.

Отправитель: ООО «БухгалтГарант».

Получатель: ООО «ОмегаРиэлт».

Основание для отпуска товара: договор № 8 от «13» марта 2016 года.

Договоренность № 54 от «29» декабря 2016 года через менеджера по снабжению И. Е. Иванова.

Далее следует стоимость и количество продукции, желательно в таблице (номер, наименование, единица измерения, количество, цена, конечная сумма).

Отпущено всего одно наименование.

На сумму: десять тысяч рублей 00 копеек.

Отгрузил товар директор: ____________ Д. И. Нестеров.

Получил товар: _________ М. Н. Хлестаков.

МП

Если основным объектом сделки выступает работа или услуга, то закрывающим документом станет акт. Последний является не только документом, подтверждающим, что обе стороны выполнили свои действия, но и что они не имеют никаких претензий друг к другу. Акт распечатывается в двух экземплярах, и они сохраняются у каждой стороны.

Если документы отсутствуют

Сделка считается оформленной и полноценной по всем пунктам, только когда при ней присутствуют закрывающие документы. Хотя иногда может возникнуть случай, что документы были утеряны или же некорректно составлены из-за халатности работников бухгалтерии. Это может очень дурно сказаться не только на репутации фирмы, но и здорово ударить по кошельку владельца, если во время проверки налоговой фирмы и других контролирующих органов расходы были включены в декларацию, но не были подтверждены документально.

Такая оплошность может повлечь за собой массу негативных последствий. Одна из них: доначисление налогов. В результате всего этого снижается налог на прибыль и его приходится доплачивать, включая все пени и проценты.

Помимо всего прочего, вас могут также наказать и за отсутствие самих документов.

Читайте также: Нормативное значение коэффициента автономии в бухгалтерском деле

Чтобы всего этого не произошло, настоятельно советуем вам тщательнейшим образом отслеживать все обороты документации предприятия, особое внимание уделяя закрывающим документам. Возможно, потребуется нанять отдельного человека, которому вы доверяете и квалификация которого позволяет ему на высшем уровне проводить все операции проверок.

Самое популярное:


Ваш отзыв:

Ваш email адрес не будет опубликован.

*