Как проводится учет расчетов с подотчетными лицами

БухучетПрактически каждое предприятие сталкивается с необходимостью вести внутренний учет расходов с подотчетными лицами. К таким затратам относят следующие ситуации:

  • сотрудник фирмы, отправляющийся в командировку, получает деньги для внесения средств по гостинице и покупке билета;
  • подотчетное лицо закупает канцтовары и другие основные средства;
  • нужно заправить бензином авто, числящееся на балансе организации;
  • закупить технику для офиса.

Выдаются наличные под отчет, но претендовать на них могут только две категории физлиц:

  • работающие в соответствии с гражданско-правовым договором;
  • штатные работники.

Граничной величины финансов законом не заявлено. Исключения составляют операции, предполагающие наличный расчет с поставщиками товара – до 10 000 рублей на одно соглашение.

Читайте также: Как производится расчет коэффициента абсолютной ликвидности

Пошаговая инструкция по учету расходов с подотчетными лицами

Инструкция, предполагающая учет расходов с подотчетными лицами, состоит из такой последовательности действий:

  1. Работник, которому передаются финансы, составляет заявление. Только при его наличии можно оформить расходный кассовый ордер. В заявлении указывают конкретную сумму для получения, срок, который необходим для осуществления сделки, имя руководителя компании, дату составления.
  2. Перед тем как передавать деньги, бухгалтер или кассир, экономист сверяет данные, есть ли за сотрудником долг без отчета по предыдущим авансам. В этом поможет счет 71. Если дебетовое сальдо присутствует, в выдаче средств отказывают. Если сальдо отсутствует, на бланке заявления экономист оставляет запись – задолженности нет.
  3. Деньги выдаются из кассы под отчет по проводке Дебет 71 Кредит 50. Если расчет осуществляется по безналичному формату, выписывают платежное поручение с фиксацией назначения выплаты. В этой графе можно написать «на хозяйственные нужды» или «подотчетные средства в командировку». Чтобы подтвердить тот факт, что деньги ушли не в никуда, а по прямому назначению, экономист просит сотрудника написать заявление с требованием перечислить финансы на индивидуальный банковский счет, реквизиты записывают здесь же. Перечисление средств безналичного формата описывается проводкой Дебет 71 Кредит 51.
  4. На какой период времени выдаются деньги, указано в заявлении. Подотчетное физлицо сдает авансовый отчет по расходам или возвращает остаток на протяжении 3-х рабочих дней после срока, заявленного в заполненном бланке или по возвращении из командировки. Если сроки нарушены, ИФНС начисляет сотруднику к уплате НДФЛ. Поэтому соблюдать закон – в интересах сотрудника компании.
  5. Будет правильным определить сроки выдачи денег под отчет в приказе, действующем по фирме. Если речь идет о затратах на хозяйственные нужды, временной отрезок может быть любой, фиксировать его необязательно.
  6. Осталось получить авансовый отчет. Бухгалтер требует от сотрудника документы, которые подтверждают понесенные расходы – чеки, накладные, счета-фактуры. Если выделенных средств не хватило и пришлось докладывать личные, после проверки данных по отчету экономист произведет перерасчет и возместит убыток.

Передавать деньги в ходе командировки другому работнику компании запрещается. Подлинность предоставленных документов по тратам влияет на конечный исход событий, будет принят отчет или нет.

Подробнее о проводках

БухучетВсе операции, связанные с передачей и расходованием средств, которые принадлежат предприятию, регистрируются бухгалтером проводками. Вы уже знаете, какими проводками описываются выдача средств из кассы на командировку наличным и безналичным путем.

Теперь о проводках, связанных с выдачей денег, предполагающих трату на покупку ТМЦ. Вариантов здесь несколько, самые распространенные:

  1. Дебет 10 (можно заменить счетом 15 или 41) Кредит 71.
  2. Если остаток не возвращен кассиру своевременно, сумму списывают в дебет счета 94, где идет речь о недостаче и порче ценностей. Проводка представляет собой Дебет 94 Кредит 71. Кстати, работнику такая оплошность грозит обложением НДФЛ по повышенной ставке 35%.

Если оставшаяся сумма удерживается из зарплаты физлица, работающего на предприятии, проводка выглядит: Дебет 70 Кредит 94.

Как видите, механизм ведения бухгалтерского учета по расходам с подотчетными лицами отработан и прост. Главное – следовать установленным этапам контроля и тщательно подготовить, проверить полученные документы. По мере увеличения частоты выдачи средств работникам организации процедура станет более понятной и простой.

Читайте также: Как правильно посчитать коэффициент оборачиваемости оборотных средств

Будьте бдительны, всегда заверяйте авансовые отчеты и выдавайте деньги под отчет, заручившись согласием и подписью руководителя. Экономист, бухгалтер – люди, которые платят за халатность средствами из собственного кошелька.

Как учитываются расходы с подотчетными лицами и какие ошибки могут допустить новички в бухгалтерии, также подробно описывается в видео:

Самое популярное:


Ваш отзыв:

Ваш email адрес не будет опубликован.

*